Firmendrucksachen für die Industrie: Wie man den Druck von Großauflagen optimiert und einen Lieferanten auswählt

Bei großen Auflagen von Drucksachen entscheidet nicht nur der Stückpreis im Angebot, sondern entscheiden auch die Gesamtkosten des Auftrags einschließlich Nachdrucken, Verzögerungen und Reklamationen. Dieser Artikel richtet sich an Einkäufer, Produkt- und Produktionsmanager in Produktionsunternehmen, die Handbücher, Kataloge oder POS-Materialien in Zehn- und Hunderttausender-Stückzahlen bestellen. Er beantwortet zwei Fragen: Wo lässt sich beim Druck von Großauflagen tatsächlich sparen und woran erkennt man eine B2B-Druckerei, die Ihr Volumen bewältigt?

Wie man die Druckkosten senkt

Die meisten Einsparungen beim Druck von Großauflagen entstehen nicht durch das Verhandeln über den Stückpreis, sondern in der Auftragsvorbereitung.

Woraus sich der Preis eines Großauftrags zusammensetzt

• Druckvorbereitung und Werkzeuge. Ein fixer, einmaliger Kostenposten. Am stärksten wird er von der Anzahl der Sprachversionen beeinflusst und davon, ob sich die Aufträge in einem Produktionslauf zusammenlegen lassen.
• Papier. Ein variabler Kostenposten. Entscheidend sind die Ausnutzung des Druckbogens, die Grammatur und die Materialart.
• Maschinenzeit. Ein variabler Kostenposten. Bestimmt wird sie durch die gewählte Technologie, die Farbanzahl und das Format.
• Buchbinderische Verarbeitung. Ein variabler Kostenposten. Sie hängt von der Bindungsart, der Oberflächenveredelung und der Konfektionierung ab.
• Proof und Muster. Ein fixer Kostenposten, dessen Höhe von der Anzahl der Freigaberunden bestimmt wird.
• Lagerung und Versand. Ein variabler Kostenposten. Beeinflusst wird er von der Art der Abnahme, den Abrufen und dem Lieferort.
• Nachdruck und Expressproduktion. Ein fixer, wiederkehrender Kostenposten. Er entsteht aus einer ungenauen Volumenplanung.

Fixe Posten verteilen sich bei großen Serien auf die Auflage, weshalb der Stückpreis nur bis zu einem bestimmten Volumen steil sinkt und danach fast stehen bleibt. Variable Posten wachsen mit jedem Bogen, und gespart wird bei ihnen über Material und Technologie. Am teuersten sind fixe Posten, die ungeplant auftreten.

Wo eine Einsparung sinnvoll ist

• Optimierung des Formats auf dem Druckbogen. Ein Format, das nicht ohne Rest auf den Bogen passt, bedeutet Papierverschnitt bei jedem einzelnen Bogen der gesamten Auflage. Eine Änderung um wenige Millimeter kann bei einer großen Serie den Materialverbrauch um zweistellige Prozentwerte senken.
• Zusammenlegung der Sprachversionen in einen Produktionslauf. Wenn alle Sprachversionen in einem Termin gedruckt werden, zahlen Sie die Druckvorbereitung einmal statt fünfmal. Bei der technischen Dokumentation ist das einer der größten Kostenposten überhaupt.
• Wahl der Technologie nach der tatsächlichen Auflage. Der Offset lohnt sich ab einem bestimmten Volumen, bei einem kleineren Volumen ist der Digitaldruck günstiger. Die Schwelle ist nicht universell und liegt bei jedem Auftrag anders, deshalb lohnt es sich, beide Varianten berechnen zu lassen.
• Planung von Nachdrucken statt Bestellungen in letzter Minute. Ein Nachdruck, der mit zwei Wochen Vorlauf beauftragt wird, kostet einen Bruchteil eines Expressauftrags.
• Standardisierung der Formate über die Produktreihe hinweg. Drei Katalogformate statt neun bedeuten weniger Werkzeuge, weniger Umrüstungen und einen stabilen Preis bei wiederkehrenden Serien.

Wo sich Sparen nicht auszahlt

• Material bei Dokumenten, die in den Betrieb gehen. Ein Handbuch an der Produktionslinie oder eine Serviceanleitung muss Jahre der Handhabung überstehen. Eine Einsparung an der Papiergrammatur zahlt sich nicht aus.
• Qualitätskontrolle bei großen Serien: Bei Auflagen von mehreren hunderttausend Stück reichen bloße Stichproben nicht aus. Die Kosten einer Reklamation der gesamten Lieferung übersteigen den Aufwand einer konsequenten Prozesskontrolle um ein Vielfaches.
• Korrektur mehrsprachiger Texte vor dem Druck. Ein Fehler in einer Sprachversion bedeutet einen Nachdruck der gesamten Sprachversionen.
• Proof bei Aufträgen mit Corporate-Farbgebung. Wenn eine Drucksache einen definierten Corporate-Farbton halten soll, ist ein zertifizierter Proof die Referenzvereinbarung zwischen Ihnen und der Druckerei.

Wie man eine Druckerei für Unternehmen auswählt

Die Kriterien für den Druck von Großauflagen unterscheiden sich deutlich von der Lieferantenauswahl für Standard-Drucksachen. Bei der Auftragsfertigung entscheiden hohe Kapazitäten und die Fähigkeit, über die gesamte Serie hinweg eine absolut gleichbleibende Qualität zu garantieren.

• Produktionskapazität und Betriebsmodus. Fragen Sie konkret, wie viele Maschinen der Druckerei zur Verfügung stehen und ob sie im durchgehenden Betrieb arbeiten.
• Offset und Digital unter einem Dach. Ein Partner, der beide Technologien beherrscht, kann den Auftrag nach Auflage und Sprachversionen aufteilen.
• Eigene buchbinderische Verarbeitung. Wenn die Druckerei die Bindung nach außen vergibt, verliert sie die Kontrolle über Termin und Qualität.
• Material auf Lager. Bei großen Serien entscheidet die Papierverfügbarkeit. Eine Druckerei, die eigene Bestände hält, ist nicht von der Lieferzeit der Papierfabrik abhängig und bewältigt einen Nachdruck innerhalb weniger Tage.
• Zertifizierungen und Qualitätsmanagement. Ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 und der Farbstandard nach ISO 12647 bedeuten, dass der Prozess beschrieben und messbar ist.
• Referenzen aus Ihrer Branche. Erfahrung mit der Automobil- oder Pharmaindustrie bedeutet, dass die Druckerei die Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Dokumentation kennt.
• Lagerung und Abrufe. Bei Jahresvolumen lohnt es sich, alles auf einmal zu drucken und laufend abzunehmen. Fragen Sie, ob der Drucksachenlieferant Lagerbestände und Just-in-time-Lieferungen anbietet.

Lesetipp: Wie man einen Verpackungs- und Drucksachenhersteller auswählt.

POINT CZ als B2B-Druckerei für große Auflagen

POINT CZ ist eine tschechische Druckerei, die sich seit 1993 auf Industriedruck, Verpackungsherstellung und Kalenderproduktion konzentriert. Aufträge für den Druck für Unternehmen fertigen wir in eigenem Betrieb, der 24 Stunden am Tag läuft.

Wir verfügen über Offset- und Digitaldruck unter einem Dach, sodass wir den Auftrag nach Auflage und Anzahl der Sprachversionen aufteilen. Die buchbinderische Verarbeitung wickeln wir auf eigenen Linien ab.

Für die Planung großer Serien halten wir 300 Tonnen Material auf Lager und verfügen über eine Lagerkapazität von 1.000 Europaletten. Das ermöglicht es Ihnen, ein Jahresvolumen auf einmal drucken zu lassen und flexibel auf Abruf zu beziehen. Die Qualität steuern wir nach ISO 9001 und die Farbgebung nach ISO 12647.

Neben Drucksachen fertigen wir auch Verpackungen nach Maß für Pharma, Kosmetik und Lebensmittel, sodass sich die Verpackung und die zugehörige Produktdokumentation bei einem einzigen Partner mit einheitlicher Farbgebung und einem gemeinsamen Termin lösen lassen.

Planen Sie ein Jahresvolumen an Drucksachen oder suchen Sie einen Ersatzlieferanten? Wir gehen gerne mit Ihnen Formate, Auflagen und Termine durch und bereiten eine Kalkulation vor. Kontaktieren Sie uns.

FAQ — Häufig gestellte Fragen zum Druck von Großauflagen

Wie lange im Voraus sollte man einen Großauftrag anfragen?

Für übliche Drucksachen reicht es aus, einige Wochen vor dem gewünschten Termin anzufragen, bei Aufträgen mit einem untypischen Material oder einer besonderen Oberflächenveredelung ist mit einer längeren Frist für die Papierverfügbarkeit zu rechnen. Ein besonderes Regime haben Firmenkalender, weil sich ihre Produktion auf wenige Monate am Jahresende konzentriert und die Kapazität deutlich früher aufgeteilt wird.

Bewahrt die Druckerei Druckdaten für spätere Nachdrucke auf?

Die meisten Druckereien archivieren die Daten nach dem Auftrag, die Fristen unterscheiden sich jedoch und sind nicht unbegrenzt. Fragen Sie konkret nach, wie lange und in welcher Form die Daten aufbewahrt werden und ob auch die Farbeinstellungen archiviert werden. Genau das entscheidet nämlich darüber, ob ein Nachdruck nach einem Jahr identisch mit der ursprünglichen Serie ausfällt.

Warum ist ein Angebot deutlich günstiger als die übrigen?

Hinter einem deutlich niedrigeren Angebot stehen am häufigsten eine andere Grammatur oder Papierart, eine andere Farbanzahl, eine günstigere Bindungsvariante oder eine andere Aufteilung der Auflage zwischen Offset und Digital. Manchmal handelt es sich jedoch um einen Auftrag, der an einen Subunternehmer weitergegeben wurde, wo der Drucksachenlieferant nicht mehr für Termin oder Qualität haftet. Bevor Sie das Angebot nach dem Preis vergleichen, vergleichen Sie die Spezifikationen Position für Position und fragen Sie nach, wo und von wem gedruckt wird.

Was tun, wenn sich der Inhalt eines Handbuchs mitten im Jahr ändert?

Bei Dokumenten, die sich häufig ändern, lohnt es sich nicht, das Jahresvolumen auf einmal zu drucken. Sinnvoller ist es, den Auftrag in kleinere Chargen aufzuteilen. Es hilft auch, den stabilen Teil des Dokuments vom Veränderlichen zu trennen, beispielsweise in Form eines Einlegeblatts oder eines nachgedruckten Anhangs.

Wie druckt man Handbücher im großen Maßstab?

Bewährt hat sich, alle Sprachversionen als einen Auftrag zu vergeben. Die Druckvorbereitung wird dadurch einmal bezahlt, und alle Versionen laufen mit einheitlicher Farbgebung und Bindung aus. Die Auflage wird dann nach Verbrauch aufgeteilt, wobei die Hauptsprachen im Offset und kleine Sprachversionen digital laufen. Im Voraus lohnt es sich, auch Lagerung und laufende Lieferungen je nach Produktherstellung zu vereinbaren.